O que são workflows
Roteiros automáticos que rodam nos bastidores, reagindo a eventos do atendimento.
Um workflow é um roteiro automatizado que descreve como uma sequência de tarefas deve acontecer no sistema. É a tradução lógica de um processo — algo que uma pessoa faria na mão, transformado em passos automáticos e previsíveis.
Para que serve
Alguns usos que aparecem no dia a dia:
- Finalizar sozinho um atendimento sem interação há duas horas
- Enviar mensagem automática em conversas que esfriaram
- Manter um follow-up de vendas ativo, sem depender de alguém lembrar
- Reatribuir atendimentos quando uma fila enche
Se você está em dúvida entre workflow e fluxo de bot, comece por qual usar quando.
Como criar
Menu → Atendimento → Workflow → Criar Novo Fluxo (botão verde, canto superior direito).
A plataforma oferece modelos prontos para as situações mais comuns — lead parado no bot, lead sem atendimento iniciado, transferido e aguardando, transferência sem resposta, pesquisa de satisfação. Todos são editáveis, e começar por um ensina mais rápido que montar do zero.
O fluxo é montado ligando blocos, chamados de nós:
A listagem
Cada workflow aparece como um card, que já resolve a maior parte do dia a dia sem abrir o editor:
| No card | O que é |
|---|---|
| Versão, no canto superior | v3, por exemplo. Muda a cada alteração salva |
| Ligar / desligar | Ativa ou pausa a execução automática |
| Editar | Abre o construtor visual |
| Excluir | Remove o fluxo |
| Nome e descrição | O que você definiu ao criar |
| Criado em / Atualizado em | Quando nasceu e quando mudou pela última vez |
| Relatório | O histórico de execuções |
Os blocos
Gatilho — o ponto de partida. Define quando e por qual ação o workflow começa. Detalhado em gatilhos.
Mensagem — envia comunicação ao cliente: textos informativos, notificações de status, confirmações, ou arquivos e documentos direto no chat.
Delay — espera um tempo antes do próximo passo, montado em dias, horas, minutos e segundos.
Condição — define regras lógicas que determinam o caminho da execução, com operadores lógicos e de decisão.
Integração — funciona como um compilador de APIs: você define o método HTTP (GET, POST, PUT), a URL, o corpo em JSON e os cabeçalhos. O retorno fica disponível para os próximos blocos.
Ação — transfere ou finaliza o atendimento.
Agente IA — entrega a conversa a um agente de inteligência artificial.
Cada um está detalhado em os blocos do workflow.
O que impede um workflow de ser ativado
Ligar um workflow não é só apertar o interruptor: a plataforma monta e confere o fluxo inteiro antes. A recusa diz o motivo:
| O que a plataforma diz | O que resolver |
|---|---|
| É necessário incluir um gatilho | Todo workflow precisa de um bloco de gatilho. Sem ele não há quando começar |
| Operação cíclica | Um bloco está ligado à própria entrada. Ligação direta de um nó nele mesmo não é aceita |
| Recursividade sem delay maior que 10s | O fluxo volta a um passo anterior sem espera suficiente no caminho. Veja os blocos |
| Limite de workflows ativos | Só os ativos contam. Desative outro, ou acrescente no Financeiro |
Ao salvar uma alteração num workflow que está ativo, a plataforma reconstrói o fluxo. Se a nova versão tiver qualquer um dos problemas acima, ela salva a alteração e desliga o workflow, avisando que “alguns erros o impedem de ser ativado”.
Ou seja: uma edição no meio do expediente pode tirar do ar uma automação que estava funcionando — e o aviso é fácil de fechar sem ler.
Depois de editar um fluxo ativo, confira na listagem se ele continua ligado.
Execução manual também exige o workflow ligado: com ele desativado, a resposta é “Este workflow não está ativo”.
Variáveis dinâmicas
São valores criados, modificados e usados automaticamente durante a execução. Permitem que a informação circule entre os blocos: o dado gerado em um ponto é usado em outro, sem reconfigurar nada.
Servem para guardar respostas de API, valores de entrada e resultados de decisões lógicas. São essenciais para integrações e para condições automáticas.
Não se digita: escolhe-se
Nos campos que aceitam variável, o botão Inserir variável — ou Ctrl+K — abre um
seletor com os dados disponíveis naquele ponto do fluxo: o que veio do gatilho, o que a
integração anterior devolveu, o que o agente respondeu.
Você navega até o dado e ele é inserido no texto. A plataforma monta o caminho técnico sozinha.
A lista muda conforme a posição do bloco no fluxo. Um bloco antes da integração não vê os dados que ela ainda vai trazer.
Se a variável que você procura não aparece, quase sempre é ordem: o bloco que a produz está depois, não antes.
Do disparo do gatilho até o encerramento, a variável não é revertida. Se um bloco no meio do caminho altera um valor, os blocos seguintes veem o valor novo — não há como recuperar o anterior.
Próximo passo
Gatilhos
O que faz um workflow começar.
Os blocos
O que cada nó faz.
Acompanhar execuções
Ver o que rodou e o que falhou.
Atualizado em