Assinatura eletrônica
Enviar um documento para assinatura, acompanhar quem assinou e baixar a versão final.
O assinante não precisa instalar nada, criar conta nem ter acesso à plataforma. Ele recebe um link, confirma a identidade e assina pelo navegador — inclusive pelo celular.
Criando o documento
Em Módulos → Documentos, clique no botão azul Novo Documento, no canto superior direito. Abre uma janela para preencher.
O primeiro passo é o ícone de nuvem, para escolher o arquivo no seu computador.
O arquivo
Somente PDF. Outros formatos são recusados na hora do envio. Se o seu contrato está em Word, exporte para PDF antes.
Vale conferir o arquivo antes de subir: depois que os assinantes começarem a assinar, corrigir uma cláusula significa recomeçar o processo.
Os dados
| Campo | Observação |
|---|---|
| Nome do documento | É como ele aparece nas listas e na validação |
| Descrição | Contexto para quem for procurar depois |
| Pasta | Opcional. Sem pasta, o documento fica na raiz |
Os assinantes
Pelo menos um é obrigatório. Clique em Assinante, escolha o tipo, e preencha nome, documento, telefone e e-mail. Para acrescentar mais pessoas, use + Incluir novo assinante — não há limite.
Os dois tipos:
Assinante — quem assume a obrigação do documento. É a parte.
Testemunha — quem atesta que a assinatura aconteceu, sem ser parte do acordo.
A distinção aparece no documento final e no relatório de assinaturas.
O código de verificação vai para o e-mail informado. E-mail digitado errado significa que a pessoa recebe o link, tenta assinar e não recebe o código — e o processo para sem que ninguém saiba por quê.
Confira o e-mail de cada assinante antes de enviar. É o campo que mais gera retrabalho.
Conferir e enviar
Clique em Avançar. Aparece uma tela de conferência com tudo o que você preencheu — arquivo, dados e assinantes.
Estando certo, Enviar para assinatura. Cada pessoa recebe no e-mail informado uma mensagem com o botão Assinar documento.
Como é assinar, do lado de quem recebe
O assinante abre o link e passa por três etapas:
1. Confirmar os dados — nome e documento, para garantir que o link chegou à pessoa certa.
2. Verificação por e-mail — a plataforma envia um código de 6 dígitos. Ele tem validade curta; se expirar, dá para pedir um novo na mesma tela.
3. Assinatura — a pessoa desenha a assinatura com o dedo ou o mouse, ou gera uma assinatura a partir do nome.
Concluído, ela vê a confirmação e pode baixar o comprovante.
A etapa que mais gera dúvida é a segunda: a pessoa não espera receber um código e acha que o link não funcionou. Uma linha no WhatsApp — “vai chegar um código de 6 dígitos no seu e-mail” — evita a maior parte dos chamados.
Vale lembrar de conferir a caixa de spam.
Acompanhando
A tela do documento mostra:
- O status geral: pendente, assinado ou cancelado
- O percentual concluído, para saber quanto falta sem abrir a lista
- Cada assinante, com seu status e a data em que assinou
Enquanto houver pendência, dá para reenviar o convite a quem ainda não assinou.
Quando todos assinam
A plataforma monta a versão assinada e a disponibiliza junto do original. O botão Baixar assinado entrega o PDF final — é esse que vale como documento.
Cada assinatura fica registrada com data e hora. O documento passa a poder ser validado por qualquer pessoa que o receba.
Ordem que funciona
1. Cadastre as pastas primeiro. Documento solto na raiz é fácil de perder.
2. Confira o PDF. Corrigir depois significa recomeçar.
3. Confira os e-mails. É o campo que trava o processo.
4. Avise os assinantes. Um recado antes do link aumenta muito a taxa de conclusão.
5. Acompanhe. Documento parado costuma ser e-mail errado ou link não visto — não recusa.
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